Un conseil scolaire de la Colombie-Britannique a récupéré 30 minutes par jour pour chaque membre du personnel.

Un grand conseil scolaire de la Colombie-Britannique desservant plus de 7 000 étudiants dans plus de 40 écoles a redonné 30 minutes par jour à chaque membre du personnel et a réduit de moitié la charge de travail administrative, sans ajouter d'effectifs ni perturber les salles de classe. Le temps a été récupéré grâce aux tâches qui grugent silencieusement une journée : la saisie manuelle, la double saisie des mêmes données dans divers systèmes et la recherche d'informations entre les équipes.

Le problème de capacité

Les programmes du conseil scolaire fonctionnaient à l'aide de formulaires papier, de tableurs et de transferts par courriel. À mesure que les inscriptions augmentaient, la charge de travail a fait de même. Plusieurs départements avaient besoin des mêmes informations, mais celles-ci étaient dispersées dans différents systèmes et fichiers, si bien que le personnel passait ses journées à concilier des dossiers, à saisir à nouveau des données et à effectuer des suivis manuels plutôt qu'à soutenir les étudiants.

Rien de tout cela ne figurait sur un tableau de bord. Ces heures ont disparu dans l'administration de routine, ce qui explique précisément pourquoi le coût était facile à ignorer et difficile à corriger. Ajouter du personnel n'était pas la solution ; éliminer les frictions l'était.

Ce que Charter a livré

Charter a consolidé le travail en un seul système au sein de la suite de flux de travail éducatifs de Charter (Charter Education Workflow Suite), intégrée à la base de données éducative MyEd.

La saisie commence désormais par un seul formulaire sécurisé et s'achemine automatiquement vers la bonne équipe, de sorte que personne ne saisit à nouveau la même information trois fois. Les dossiers résident au même endroit avec les bonnes autorisations, de sorte que les départements travaillent à partir des mêmes données actuelles au lieu de tableurs distincts. L'historique des dossiers et les mises à jour se rattachent directement à chaque dossier, de sorte que lorsque le travail passe d'un membre du personnel à un autre, le contexte le suit, sans qu'il soit nécessaire de reconstituer ce que quelqu'un d'autre savait déjà.

Le résultat se traduit par moins de suivis manuels, moins de saisies en double et une vue claire de ce qui se passe sans avoir à rédiger de rapports manuellement.

« Charter nous a aidés à simplifier des processus complexes et exigeants en temps. Cela fait gagner à notre personnel un temps précieux afin que nous puissions nous concentrer sur l'essentiel : servir et soutenir les étudiants qui en ont le plus besoin. »

Responsable de l'administration du district
District scolaire K-12

Ce que ce temps permet de récupérer

Trente minutes par jour par membre du personnel, réparties sur des dizaines d'administrateurs, équivalent à deux à trois rôles à temps plein en capacité récupérée, sans qu'il soit nécessaire de procéder à des embauches. Ce temps est redistribué aux étudiants, à un service plus rapide et au travail pour lequel les gens ont été embauchés plutôt qu'à la paperasse connexe. Le système est en production depuis plus d'un an.
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Capacités mises à contribution
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• Innovation applicative : la suite de flux de travail éducatifs de Charter, intégrée à MyEd. Logiciels sur mesure.
• Services de projets : la livraison et l'adoption dans l'utilisation quotidienne. Gestion de la livraison, déploiement et adoption.
• Conseil et architecture d'entreprise : la simplification des processus sous-jacents avant leur automatisation. Pensée design.

Charter a simplifié les processus, construit le système et l'a intégré dans l'utilisation quotidienne, ce qui explique pourquoi le temps économisé est réel et durable, en production depuis plus d'un an.

FAQ

Comment un conseil scolaire peut-il réduire sa charge de travail administrative sans procéder à des embauches ?

Ce conseil de la Colombie-Britannique a consolidé la saisie, l'entrée des données et les suivis en un seul système intégré à MyEd, ce qui a permis de redonner 30 minutes par jour à chaque membre du personnel et de réduire de moitié la charge de travail administrative, soit l'équivalent de deux à trois rôles à temps plein en capacité récupérée.

Qu'est-ce que la suite de flux de travail éducatifs de Charter (Charter Education Workflow Suite) ?

Il s'agit d'un système unique qui consolide les flux de travail du district et s'intègre à la base de données éducative MyEd, de sorte que la saisie, les dossiers et les suivis se trouvent au même endroit plutôt que sur des formulaires papier, des tableurs et des transferts par courriel.

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